Estima zawiera funkcję ewidencji pism przychodzących. 
Dostęp do zakładki Pisma przychodzące można (w Słowniku użytkowników) przydzielić tylko użytkownikom obsługującym kancelarię.
Po otrzymaniu pisma kancelaria dodaje pismo mając możliwość wprowadzenia podstawowych dat i numerów dotyczących tego pisma jak również szerszego zakresu danych dotyczących osobób, działek, budowli itp. - wszystkie wprowadzone tu dane przeniosą się do Sprawy. 
Dodane pismo przychodzące można następnie przekierować pracownikowi poprzez utworzenie nowej Sprawy (lub przypisanie pisma do już istniejące sprawy), można też przekazać zlecenie utworzenia sprawy. Zlecenia mogą dotyczyć pism przychodzących jak i pism przy sprawie - do zleceń można dodawać  przypomnienie (wpis do kalendarza) które pojawi się na ekranie w wybranym terminie i godzinie. 

Przykładowa ścieżka wygląda następująco: kancelaria przyjmuje i wpisuje dane wniosku do zakładki Pisma przychodzące -> na podstawie pisma przychodzącego kancelaria tworzy Zlecenie przypisane do kierownika -> na podstawie Zlecenia kierownik tworzy Sprawę przypisaną do realizacji konkretnemu pracownikowi.